Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету туралы қазақша реферат
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті. Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім ешқашан «мәңгі» сақталатын құжат жасап көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа қорлармен толығып жатады, ал бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр. Бұл проблеманы шешуге байланысты қазіргі көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудегі саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне біртіндеп көшу мақсаты жатыр. Бұл орайда олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-күйлері есепке алынбақ.
Қазіргі таңда мұрағаттардың ең маңызды функциясы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326 «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңына сәйкес, ақпараттарға еркін және практикалық тұрғыдан шектеусіз түрде қол жеткізуді қамтамасыз ету болып табылады.
Мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы жөніндегі қазіргі түсінік біршама өзгешелеу: бұл шара ақпараттарға қол жетімділік ауқымын кеңейте түсуге ықпал етуі тиіс.
Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да қамтуы қажет. Атап айтқанда:
- сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз ету, құжаттарды рестраврациялау және консервациялау;
- мұрағат қорларын сақтауға арналған материалдық – техникалық база;
- құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, құжаттарды пайдалану үшін олардың көшірмелерін жасау.
Қазіргі кезде мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы туралы ұғым да өзгеше сипатта тынылуы тиіс: жоғарыда аталған шаралар ақпарттарға қол жеткізілім ауқымын кеңейте түсуі қажет. Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да қамтуы шарт:
– құжаттарды сақтау, рестраврациялау және консервациялаудың нормативті режимдерін қамтамасыз ету;
– мұрағат құжаттарын сақтауға арналған материалдық-техникалық базаның болуы;
– құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу және пайдаланылатын құжаттардың электрондық көшірмелерін жасау.
Қазіргі заманғы мұрағатты компьютерлік желілерсіз, ақпараттың электрондық негіздерінсіз, интернетсіз елестету мүмкін емес. Жаңа коммуникациялық құралдар қағаз негіздері толықтырады, бірақ оларды алмастырмайды.
Мұндағы мақсат «іс қағаздары» мәдениеті мен электрондық ақпараттық жүйелердің қатар өмір сүруіне жағдай жасу. Құжат мәтіндерінің электрондық нұсқаларын кеңінен қолдануға көшу және оларды пайдаланушыларға ұсынып отыру заман талабынан туған қажеттілік. Электрондық нұсқаулар қағаз негіздегі түпнұсқалармен толық сәйкес болуы тиіс. Мәтін композициясы, барлық қосымшалар, иллюстрациялар, таблицалар, бәрі-бір сол күйінше көрініс табуы шарт.
Мұрағат мәдени мұраларымыздың өзіндік ерекше бір құрамы ғана емес, сонымен бірге ақпараттық ресурстардың әрі маңызды, әрі бірегей, әрқашан сұраныста болатын бөлігі екендігі дайсыз. Оларға қол жеткізілім шектелмеуі тиіс. Бірақ өкінішке орай, қолданыста болатын барлық құжат уақыт өте келе материалдық негіздерінің табиғи түрде ескіруіне, сақтау барысындағы қолайсыз, апатты және төтенше жағдайларға байланысты өзінің пайдаланылу сапасын жоғалта бастайды.
Сондықтан, Қазақстанның үдемелі дамуын қамтамасыз ететін аса құнды ақпараттық ресурстарды сақтау міндеті ерекше мәнге ие.
Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі – құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүзеге асыруды қажет етеді:
– құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;
– құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай орналастыру;
– қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;
– құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;
– құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің оңтайлы жағдайын туғызу үшін арнайы жабдықталған ғимараттармен, мекемелік мұрағат құжаттарын орналастыру үшін бөлінген қоймаларды, ескі ғимараттарды қалпына келтіру керек. Мемлекеттік мұрағаттарға арнайы ғимараттар берілуі, онда құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің оңтайлы жағдайы ескеріледі.
Мұрағаттардың бөлмелері төмендегі ретпен бөлінуі тиіс:
– келіп түскен құжаттарды қабылдайтын және өңдейтін бөлме;
– мұрағат қоймасы;
– қызметкерлердің жұмыс орны;
– оқу залы;
– лабаратория (қалпына келтіру, микрофильмдеу, құжаттардың фотокөшірмесін жасауға арналған);
– ғылыми-анықтамалық ақпараттар мен есептік құжаттарды орналастыруға арналған бөлме;
– ғылыми-анықтамалық қор және қосалқ бөлмелер (келушілерді қабылдауға, күзет қызметі және т.б. мақсаттарға арналған).
Мұрағат қоймаларының бөлмелері құжаттардың сақтау мен тасымалдау құралдарымен жабдықталынады. Мұрағаттарда құжаттарды сақтау құралдарына папкалар, жәшіктер, шкафтар, қорларды орналастыратын стеллаждар, вертикальды картотекаларды сақтауға арналған стеллаждар, каталогтарға арналған шкафтар және т.б. жатады. Құжаттарды тасымалдаушылар кіреді.
Барлық ақпарат тасымалдаушылар тозады, сол себепті мұратшылардың басты міндеті — әр түрлі материалдардағы құжаттардың ұзақ сақталуын мейілінше қамтамасыз ету болып табылады.
Құжаттарды сақтау ортасын оңтайлы қамтамасыз ету факторларының бірі – жарық режимін сақтау. Табиғи жарық ақпарат тасушылардың барлық түріне әсер етеді, әсіресе қағаз түріндегі құжаттардың тез ескіруіне алып келеді. Сондықтан, жарықтан қорғау жолдары технологиялық тұрғыдан негізделген шектеулерді сақтаумен іске асады.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудің жағдайын жасауда қорларды дұрыс орналастырудың жоспарлау сызбасы жасалады. Сақтаудың барлық құралдары рет-ретімен нөмірленіп, орналастырылады. Қойма, стеллаж, сөре, жәшіктер нөмірленеді. Қорларды орналастыруда нөмірлеу олардың тұрақты сақтау орнын анықтайды, нәтижелері топографиялық көрсеткіштерден көрініс табады. Өз кезегінде топографиялық көрсеткіштер тізімдеуші құжатқа да, мұрағаттың ғылыми-анықтамалық аппаратына да кіреді.
Істерді пайдалануға беруде үлгілік ережелерге сай белгіленген мерзімнің сақталуы талап етіледі. Істер оқу залдарына пайдалану, қалпына келтіру жұмыстарын жүргізу үшін апарылады, қажет болған жағдайда құжаттардың сақатандыру көшірмесін алу және анықтамалар беру үшін де беріледі. Сақтаушы қоймалардан құжаттарды беру және олардың уақытында қайтарылуын бақылауға алуы тиіс.
Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Бұл жұмысты жүргізудің негізгі мақсаты – істердің түгелділігін және физикалық жағдайын тексеру. Мұндай жұмыстар тіркеу құжаттары бойынша жүргізіледі. Құжаттардың түгелділігі тіркеу құжаттары арқылы, ал жай-күй физикалық жағдайын тексеруден тұрады.
Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, онда оларды ескі тізімдерден, куәлік парақтарынан, сондағы қор істерінен іздестіріледі. Істердің түгелдігін және физикалық жағдайын тексеру нәтижесі актімен рәсімделеді.
Сақтау қоры – белгісіз бір жағдайларда құжаттардың түпнұсқасының жоғалмауының алдын алу үшін жасалады. Сақтау қорлары негізінен физикалықкүйі нашар, аса құнды құжаттарға жасалынады. Сақтау қоры әдетте түпнұсқасының микрофотокөшірмелері болып табылады.
Құжаттардың бүлінуіне әсер етеін бірнеше факторлар бар. Олар құжаттарды әр жаққа тасуда және құжаттармен жұмыс істеу барысында пайда болуы мүмкін – жәндіктер, кемірушілер, бактериялар. Жәндіктер мен кеміргіштерді кездескен жағдайда оларды жою үшін дезинфекция жұмыстары жүргізіледі.
Физикалық жағдайы нашар құжаттарды байқаған кезде қалпына келтіру жұмыстары жүргізіледі.
Қалпына келтіру жұмыстарын жүргізудің мақсаты – құжаттаң физикалық біртұтастығын сақтау, тасымалдаушы заттаң беріктігін орнына келтіру, тасымалдаушының ескіруін тоұтату болып табылады. Істерде парақтардың жоғалған беттері болса, олар қалпына келтіріледі. Жаңғырту жұмыстары әрбір іске жекелей келуді қажет етеді, себебі қалпына келтіру материалдардың мәтінінің сақталуына кері әсерін тигізуі де мүмкін.
Айтылған жұмыс түрлерінің бәрін мұрағатшылар арнайы қондырғылармен, құралдармен жабдықталған мұрағат лабаратоияларында құжаттардың физикалық-химиялық жағдайларын сақтай отырып жүргізеді.
Ұйымдардың қызметі нәтижесінде шоғырланған құжаттардың маңызы мен құндылығы әр түрлі болады. Кейбір құжаттар ағымдық сипатта боса, енді біреулері ғылыми-техникалық жетістіктерді көрсететін, мемлекеттік құрылыс пен елдің қоғамдық өмірін ақпарат беретін тарих пен мәдениет ескерткіштері секілді құндылығы жоғары құжаттар, олар тұрақты түрде сақталады.
Құжаттарды жедел түрде сақтауда техникалық құралдардың орны ерекше. Мұндай құжаттардың негізгі бөлігі қағаздардан тұрады. Олар негізінен басқару орындары қызметкерлерінің қасында немесе оған жақын маңда сақталады. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етуде техникалық құралдар пайдаланылады. Лоткалар мен кассеталар жұмыс үстелінде құжаттарды кешенді түрде немесе жекелей сақтауға мүмкіндік береді. 2-4 ортақ тіреуіштерге негізделген лоткалар жиі қолданылады. Оларды жұмыс үстеліне бекітсе, А4 форматындағы 60-1200 парақ сияды. Құжаттарды сақтауды шаңнан қорғайтын және соққыға қарсы тұра алатын пластмасс материалдардан жасалған қорапшалар да қоданылады.
Құжаттарды кейде тігінен сақтау үшін тумбаны, жазу үстелін, жәшіктерді қайта жаңартуға да болады. Күнделікті құжаты сақтауда механикаландырылған картотекаларды пайдалану өте тиімді. Олар қойма картотекаларынан (құжаттардан) механикалық (автоматты) түрде жұмыс аймағына немесе оператордың жасаған сұранысына сәйкес үстелге жеткізеді.
Құжаттарды бүгінгі күнгі тасығыштарға сақтау әдістік көрсеткішбойынша жүргізіледі. Бұл перфокарталар, перфотаспа (перфолента), магниттік материалдар (таспалар, дискілер) сияқты технотрондық құжаттарға қатысты айтылып отыр.
Машинада оқылатын құжаттарды есептеу, сақтау және пайдалануды арнайы сақтау қызметі күнделікті түрде жүргізіп отырады.
Әрбір тасымалдаушыға есептік карточка жасалынады, оған код, тіркеу нөмірі, қысқаша мазмұны, құрылған мерзімі, сақталатын уақыты, тіркеу коды, тасымалдаушы түрі, сақтау орны және т.б. жазылады. Машинада оқылатын құжаттар ілеспелі хатпен бірге беру – алу актілері арқылы тапсырылады.