Құжаттарды жасақтауда қолданылатын топтау белгілері туралы қазақша реферат
Құжаттарды жүргізуге байланысты құжаттық ақпараттарды топтастыру – олардың табылуын жеңілдету үшін құжат түрі мен мазмұн арасында логикалық байланыс орнату деген сөз. Топтау схемасы құжаттардытер номенклатурасында белгіленген: ол құжат түрлерінің құрылымдық сипаты, мәні және сақталу мерзімдері тұрғысынан қалай топталатынын көрсетеді.
Мәселен:
Комитет төрағасының бұйрықтары:
− негізгі қызмет бойынша құжаттар — тұрақты сақталады;
− жеке құрам бойынша — 75 жыл;
− құжаттардысапарлар мен кезекті еңбек демалыстарының құжаттары — 5 жыл;
− әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойыншақұжаттар — 5 жыл;
− мәлімет үшін жіберілген құжаттар — қажеттілігі жойылғанша.
Құжаттардытерді жасақтау, жүргізу мынадай топтастыру принциптері бойыншажүзеге асырылады:
− номинальдық (түрлік) сипатына қарай;
− пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипатына,
− хронологиялық,
− авторлық,
− корреспонденттік
− географиялық,
− сараптамалық сипаттарына қарай бөлінеді.
Құжаттарды құжаттардыке номинальдық (түрлік) сипатына қарай топтастыру оларды белгілі бір құжат түріне байланысты іріктеу деген сөз. Қызметтің көптеген функциялары мен бағыттары құжаттардың белгілі бір қалыптасқан түлері бойынша хатталады. Мысалы: жарлықтар, қаулылар, бйрықтар, өкімдер, хаттамалар, стенограммалар, жоспарлар, есепті мәліметтер, нұсқаулықтар, жарғылар, ережелер, қызмет бабындағы хаттар т. б.
Мәселен:
− «Алқа мәжілқұжаттардыініңхаттамасы».
− «Азаматтардың ұжымдық өтініші».
− «Агенттік төрағасының негізгі қызмет бойыншабұйрықтары».
− «Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері тарапынан келген кіші кәсіпорындарды қаржылық қолдау туралы ақпараттар».
Пәндік-мәселелік немесе тақырыптық сипатына қарай топтастыру құжаттарды көтерген мәселесіне, мазмұны мен тақырыбына байланысты іріктеу болып табылады.
Мысалы:
«Қазақстанның стратегиялық даму жоспарын жүзеге асыру мәселесі бойынша министрліктерден, ведомстволардан, мекемелерден, ұйымдардан келіп түскен ақпараттар (мәліметтер, анықтамалар, хаттар)».
«Қазақстан Республикасы министрліктері мен ведомстволарының конверсия және қорғаныс өнеркәсібі мәселелері бойынша қызмет бабында жазысқан хаттары».
Хронологиялық сипатына қарай топтастыру құжаттардың белгілі бір кезеңдерге (ай, тоқсан, жыл) қатыстылығына байланысты іріктеу деген сөз. Көбіне құжаттар құжаттардыке бір күнтізбелік жыл бойынша топтастырылады. Бұған келер жылға өткен құжаттардытер мен жеке құжаттардытер енгізілмейді. Жоспарлар мен есеп беру мәліметтері, сметәлар қашан жасалғанына қарамастан, қай жылға арналып әзірленсе, сол жылға қатысты құжаттардытерге тіркеледі. Мәселен, 2002 жылдың есепті мәліметтері 2003 жылы жасалады, бірақ олар 2002 жылдың құжаттардытеріне қосылады. Ал жоспарлар керқұжаттардыінше — 2002 жылдың жоспары 2001 жылы жасалады, бірақ ол 2002 жылдың құжаттардыіне тіркеледі.
Авторлық сипатына қарай топтастыру дегеніміз құжаттарды құжаттардыке авторына – заңды тұлғаға немесе жеке тұлғаға қатыстылығына орай тіркеу болып табылады.
Мысалы:
«ҚР Үкіметінің аймақаралық ынтымақтастықты кеңейту мәселелері бойынша қабылдаған қаулылары».
«Мемлекеттік № 1 — 6 құпияларды қорғау жөніндегі тұрақты жұмыс құжаттардытейтін комиссия мәжілқұжаттардытерінің хаттамалары».
Корреспонденттік сипатына қарай топтастыру құжаттарды құжаттардыке белгілі бір корреспондентке қатыстылығы негізінде тіркеу болып табылады. Бұл сипат қызмет бабындағы хаттарды топтастыру кезінде қолданылады.
Мысалы:
«Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттіктің қызметті лицензиялау мәселелері бойынша жазысқан хаттары».
«Ішкі құжаттардытер министрлігімен, облыстық әкімшіліктермен сыбайластық құқық бұзушылықтардың туындауы және олардың алдын алу туралы жазысқан хаттар».
Географиялық сипатына қарай топтастыру — құжаттарды құжаттардыке авторларының нақты бір территорияға қатыстылығы негізінде топтастыру болып табылады. Бұл сипат азаматтардың жазысқан хаттарын, өтініштерін топтастыру кезінде қолданылады.
Мәселен:
«Азаматтардың Атырау облысынан келіп түскен өтініштері, арыздары, шағымдары және оларды қарауға байланысты құжаттар».
«Қызылорда облысындағы мемлекеттік органдардың, ұйымдар мен кәсіпорындардың 2001-2002 жылға арналған республикалық бюджет қаржысын мақсатты және тиімді пайдәлануға байланысты атқарған жұмыстарын тексеру қорытындылары туралы құжаттар (тапсырмалар, анықтамалар, актілер, ақпараттар)».
Сараптамалық сипаты бойынша топтастыру құжаттарды құжаттардыке сақтау мерзімдеріне қарай тіркеу деген сөз. Құжаттардың тұрақты сақталатын, ұзақ уақыт сақталатын (15 жылдан 75 жылға дейін), уақытша (5 жылдан 15 жылға дейін) және қысқа мерзімге (6 айдан 5 жылға дейін) сақталатын түрлері бар.
Мысалы:
«Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік құпиялар туралы» заңы жобасын талқылауға байланысты құжаттар (қорытындылар, анықтамалар, ұсыныстар)» — тұрақты сақталады.
«Бос лауазымды орындарға қабылдау, лауазымды қызметке сайлау жөніндегі конкурстық комиссия құжаттары» — 75 жыл (ұзақ уақыт) сақталады.
«Министрліктермен, ведомстволармен, ұйымдармен техникалық және шаруашылық қызмет көрсету мәселелері бойынша жазылған қатынас хаттары» — 5 жыл (уақытша) сақталады.
Жоспарлардың орындалу барысы туралы жедел есеп беру мәліметтері» — 3 ай (қысқа мерзімге) сақталады.
Құжаттарды жасақтауда топтау белгілері, әдетте, кешенді түрде қолданылады.