Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталы мен есепке алуын қамтамасыз ету туралы қазақша реферат
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы — өзінің филиал желілері (17 филиал және 60 бөлімше) арқылы бүкіл еліміздің салымшыларына қызмет ететін, жинақтаушы зейнетақы жүйесі бойынша көшбасшысындағы үш қордың бірі. Бұл қор жұмысы түгелімен тұрғындарға қызмет ету сапасын арттыруға бағытталған. Қор Қазақстан Қаржыгерлер ассоциациясының мүшесі болғандықтан зейнетақы жүйесі бойынша нормативтік – құқықтық актілер әзірлеуге, оларды талқылауға белсенді түрде қатысып отырады.
Барлық жинақтаушы зейнетақы қоры салымшылармен жұмысты зейнетақы келісімшарты, аударым туралы өтініш, төлем жөніндегі өтініш секілді бірсыпыра ресми құжаттар арқылы жүргізеді. Қорда бұл құжаттардың бәрі міндетті түрде Жинақталған қаржыны есепке алынуын қамтамасыз ету мақсатында Қор басшылығы 2005 жылы Жинақталған қаржыны есепке алу картотекасында сақталады. Өйткені «Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы 1 млн 400 мыңға жуық салымшыға қызмет көрсетеді. Қор картотекасын қыруар құжат көлемін қамтиды. Құжаттамалардың сақталуы мен есепке алынуын камтамасыз ету мақсатында Қор басшылыға 2005 жылы жинақталған қаржыны есепке алу картотекасын Қор Мұрағатына өткізу туралы шешім қабылдады.
Қор Мұрағаты қазіргі кезде құжаттардың негізгі екі тобынан: келісмшарттар картотекасынан және құрылымдық бөлімшелердің мұрағаттық құжаттарынан тұрады.
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы келісімшарттар картотекасының ерекшелігі сол, мұнда салымшылардың зейнетақы келісімшарттары мен өзге де құжаттары Қордың барлық аймақтық бөлімшелерінен Бас офиске жіберіледі, сол арқылы құжаттардың бұл категориялары бір орталықта сақталады. Құжаттарды бір орынға жинақтау белгілі бір дәрежеде материалдық және еңбек шығындарын талап етеді, дегенмен барлық жұмыс процестері бір орталықтан реттеліп, ең бастысы – құжаттардың есепке алынуы мен сақталыун қамтасамыз ету мәселесі өзінің оңтайлы шешімін тауып отыр.
Картотека құжаттардың есепке алу Универсал + бағдарламалық модулі арқылы жүргізіледі. Мұнда салымшының зейнетақы шотына есеп жүргізу жөніндегі міндетті мәліметтер ендіріліп, құжат «мұрағаттау» процесінен өткеннен кейін оған бірегей «мұрағаттық» нөмір беріледі. Универсал+ бағдарламасының мүмкіндіктерін пайдалана отырып Картотека құжаттары есебін алу ісі жүргізілуде. Келісімшарттар мұрағат қоймасындағы стеллаждарға (мұрағаттық нөмірлері) бойынша өз ретімен орналастырылған. Бұл қажетті құжатты жедел іздестіруге де, есепке алу ісіне де оңтайлы. Картотека құжаттарын пайдалануға байланыста сұраныстар арнайы бланкіге толтырылады. Қолға сұралған құжаттың көшірмесі ғана беріледі. Картотека құжаттары мұрағат қоймасынан сыртқа шығарылмайды.
Мұрағатта қағаз негіздегі құжаттарды сақтауға байланысты барлық қажетті жағдайлар (өрт-күзет дабылы, кондициялаудың ағынды-ауа жүйесі) жасалған, температуралық – ылғалдылық режимі тұрақты бақыланып отырады.
Картотека құжаттары көлемінің тұрақты түрде өсіп отыруына байланысты бос стеллаждық алаңдардың жетіспеуі көкейкесті мәселеге айналуда. Бұл мәселені шешу үшін сақтау құралдары регистрден мұрағаттық қорапшаларға ауыстырылады. Мұнымен қоса 2009 жылы наурыз айында 1998 – 2003 жылдары аралығындағы аударым жөніндегі құжаттар Қазақстан Республикалық Қаржы нарығымен қаржылық ұйымдарды реттеу және қадағалау жөніндегі агенттік басқармасының 2004 жылға 27 желтоқсанындағы №377 қаулысымен бекітілген сақтауға жататын негізгі құжаттар тізбесіне жәәне олардың жинақтаушы зейнетақы қорларында сақталу мерзімдеріне сәйкес жоюға іріктеліп алынады. 49 бапқа сәйкес зейнетақы жинақтамаларын аудару жөніндегі құжаттар (өтініштер) тізбесі жинақтаушы зейнетақы қорында аударым жүзеге асырылғаннан кейін 5 жылға дейін сақталады. Жоюға бөлу туралы актілер тиісті талаптарға сәйкес ресімделеді. Қордың іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі жөніндегі Сараптау комиссиясы хаттамасымен мақұлданады, Орталық мемлекеттік мұрағаттың Сараптау – тексеру комиссиясымен келісілді және Қор басшылығы бекітті.
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы Мұрағаттының Картотека құжаттары бойынша жақын араларындағы жұмыс жоспарына сәйкес мұрағат қоймасының стеллаждық көрсеткіштері, соның ішінде электрондық форматтағы көрсеткіштер де жасалмақ. Бұл пайдаланушының нақты құжатты қай орнынан табуға болатынын жедел анықтауына мүмкіндік береді.