Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға, пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты стандарттар да бар.
Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп, олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.
Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей, іс қағаздарын жүргізуге байланыстылары мыналар:
1) СТ РК 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»;
2) СТ РК 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар»;
3) СТ РК 1237-2004 «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар».
Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады. Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-өкімдік құжаттар болып табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне қойылатын талаптар белгіленген.
Құжат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы.
Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.
Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын деректеме.
Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын деректеме.
Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік) сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.
Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат негізі.
Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат формасының құрылымдық үлгісі. Мұнда деректемелерді жазуға өзіне тән арнайы орындар белгіленеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру схемасы СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде келтірілген.
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.