Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы тиіс.
1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші кезекте, кәсіпорындар мен ұйымдарды құруды және оның өндірістік-шаруашылық қызметін құжаттау.
2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік және жергілікті басқару органдарына ұсынуға, ревизорлардың бақылап тексеруіне көрсетуге міндетті.
3. Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, еңбек дауларын қарау кезінде дәлел бола алады.
4. Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша құжаттары қызметкерлердің мәртебесін және оның басшылықпен қарым-қатынасын белгілейді. Олардың қызметте өсуіне, жеке мүмкіндіктері мен қабілетін анықтауда негіз болады. Зейнетке шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін, жалақысының көлемін белгілеуге қызмет етеді.
5. Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас мамандар үшін дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар әзірлеуге және іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.
6. Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру функциясы. Мекеме мен кәсіпорынның тарихи құндылық болып саналатын немесе өз замананың мәдени ескерткішіне жататын құжаттары мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының жәдігерлеріне айналады.
Мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін дұрыс ұйымдастыру үшін ұйым ішінде құрылымдық бөлімшелер мен мамандардың қызметінде пайдалануы үшін нормативтік-әдістемелік база – ұйымдық, нұсқаулық, әдістемелік сипаттағы құжаттар:
● іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы;
● басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі туралы ереже;
● қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары;
● ішкі еңбек тәртібі;
● таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс жүргізу ережесі және басқа да ішкі нормативтік актілер әзірленіп, бекітіледі.
Шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын, әдетте, хатшы-референт, басшының көмекшісі немесе директордың орынбасары жүргізеді. Бұл қызметкерлер алдымен іс қағаздарын жүргізудің жұмыс жоспарын, содан кейін іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты дайындайды.
Іс қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары
| «Арқау» ЖШС
«Арқау» ЖШС-де іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық
|
БЕКІТЕМІН
Директор
___________ Н. Асанов |
|
Жұмыстар атауы |
Орындалу мерзімі |
Жауаптылар |
|
1. Құжаттау |
||
| 1. Кәсіпорын жұмысына қажетті құжаттардың негізгі түрлерін анықтау. Басы артық және ескірген құжаттарды айналымнан шығару. | ||
| 2. Құжаттардың негізгі түрлерін ҚР Мемстандарттарына сәйкес жетілдіру | ||
| 3. Фирмалық бланкілердің нысандарын әзірлеп, бекіту, көбейту | ||
| 4. Кәсіпорындағы негізгі құжаттар түрлерінің үлгілерін жасау | ||
| 5. Кәсіпорын қызметкерлерін аталған үлгілерді пайдалана отырып құжаттарды ресімдеу ережелерімен таныстыру | ||
|
2. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру |
||
| 1. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау | ||
| 2. Құжаттардың папкаларын бірыңғай нысанда ресімдеу | ||
| 3. Құжаттарды тіркеу, өткізу және сақтау тәртібін белгілеу | ||
| 4. Құжаттардың орындалуын бақылаудың бірыңғай тәртібін енгізу | ||
| 5. Басшының бекітуіне жататын құжаттардың тізбесін жасау | ||
| 6. Тіркеуге жатпайтын құжаттардың тізбесін жасау | ||
| 7. Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты жасау | ||
| 8. Коммерциялық құпия құжаттармен жұмыс жүргізудің бірыңғай ережесін енгізу |
Директордың орынбасары ____________ Н. Оспанов
Мемлекеттік органдар мен ұйымдар іс қағаздарын жүргізу кезінде бірінші кезекте, Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашада қабылданған № 107-II «Әкімшілік рәсімдер туралы» заңы (4-8, 12-14, 16-20-баптар) және 2003 жылы 7 қаңтарда қабылданған № 370-II «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңы, Қазақстан Республикасының СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» атты мемлекеттік стандарты (Астана, 2002. -38 б.), 2003 жылғы 29 сәуірде ҚР Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару комитеті төрағасының № 33 бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» талаптарын басшылыққа алулары тиіс.
Электрондық негіздегі құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстар 2004 жылғы 17 сәуірде ҚР Үкіметінің № 430 қаулысымен бекітілген «Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесіне» сәйкес жүзеге асырылады.
Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыруда кәсіпорында іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық (ереже) ерекше маңызға ие. Мекеменің меншік нысанына, көлеміне, атқаратын қызметінің ерекшеліктеріне орай іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар да әр түрлі болады. Дегенмен олардың барлығына бірдей ортақ сипат – құжаттарды әзірлеуге, іс қағаздарын жүргізуге қойылатын қолданыстағы нормативтік-құқықтық актілер талаптарын ескере отырып, мекемеде құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың тәртібін белгілеу. Сондықтан да біз бұл ретте құрамында көптеген құрылымдық бөлімшелері, филиалдары мен өкілдіктері бар мемлекеттік мекеме үшін әзірленген іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ереженің көлемді әрі толық үлгісін қарастырып көруді жөн көріп отырмыз. Келтіріліп отырған ереженің үлгісі ұйым ішінде құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың қыр-сыры жайында толығырақ мәлімет алуға мүмкіндік береді.