Құжаттардың деректемелерін ресімдеу

Іс қағаздарын жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілерде-стандарттарда белгіленген іс құжаттарын ресімдеуге қойылатын бірыңғай талаптар мен ережелер бар. Стандарттарда іс құжаттарының мазмұнына, құрылымына және ресімделуіне қойылатын талаптарды белгілейтін ережелер жазылған. Құжаттарды ресімдеу ережелерін орындау:

— құжаттың заңды күшін;

— құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

— құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;

— оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.

Стандарт ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.

Сонымен, деректеме дегеніміз не? Ол кез келген құжат ресімдеу элементтерінен (қол қою, күнін көрсету және т.б.) тұрады. Осындай құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады. Деректемелер – қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады:

Деректемелердің нөмірлері мен атауы мыналарды қамтиды:

Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады – бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әрине, кәсіпорын өз атауы мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеме тұрақты деректемелер деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде белгіленетін қалған барлық деректемелер (құжат түрінің атауы, құжаттың күні және т.б.) әр түрлі құжатта ерекшеленеді – сондықтан да оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.

Осы схемадан көріп отырғанымыздай, әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

— тақырыптық бөлік (оған мәтіннің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді);

— негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша),

— ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар).

Әсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды болып табылады.

Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді. Құжатты дайындау кезінде 6.0 сериялы және одан жоғары Word for Windows мәтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі беттері нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб санымен сөз және тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.

Бірқатар ауыспалы деректемелерді ресімдеу үлгілері

Бекіту белгісі (грифі)

Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылып, сол жақ шетінен 10 см бос жер қалдырылып басылады. Бекіту белгісі мынадай сөздерден басталуы керек:

— БЕКІТЕМІН

— құжатты бекітуші тұлғаның лауазымының атауы

— аты-жөні көрсетілген жеке қолы

— бекіту күні

Егер құжатты лауазымды тұлға емес, қаулымен, шешіммен, бұйрықпен немесе осындай шешім қабылдауға өкілетті органның хаттамасымен бекітілетін болса, онда Бекіту белгісі (грифі) БЕКІТІЛДІ деген сөзбен аяқталады.

Адресат 

Адресат деректемесі хаттарда, факстерде ресімделеді және лауазымды тұлға – құжатты алушы нұсқалады. Адресат деректемесінің құрамына почталық мекен-жайды қосу ұсынылады. Ол құжаттың жоғарғы оң жағына 8 см сол жағынан бос жер қалдырыла отырып ресімделеді.

         Құжат түрінің атауы 

Құжат түрінің атауы БАС ӘРІПТЕРМЕН басылып, ұзына бойғы бланкілерде беттің ортасына орналастырылады және бұрыштық бланкілерде сол жақтың шетінен орын тебеді.

         Құжаттың күні 

Күн (дата) – құжатқа заңды күш беретін бірден-бір негізгі деректеме. Құжат түрінің атауы деректемесінің астына сол жақ шеттен парақтың сол жағына ресімделеді. Құжаттың күні оған қол қойылған, бекіткен күн болып табылады. МЕМСТ-қа сәйкес күнді ресімдеу кезінде оны мынадай форматта жазу ұсынылады: мысалы,

Күнді санмен және сөзбен ресімдеуге жол беріледі. Мысалы, 31.01.2007 ж. немесе 2007 жылғы 31 қаңтар т.б.

         Құжатты жасау орны

Бұл деректеме шетінен сол жағына ресімделеді.

Мысалы:

Алматы қ.

         Мәтіннің тақырыбы 

Мәтіннің тақырыбы деректемесі жасалатын құжаттың қысқаша мазмұнын жазудан тұрады. Қазақстан Республикасының СТ 1042-2001 мемлекеттік стандартына сәйкес (5.14-тармақ) мәтіннің қысқаша мазмұны тақырыпта көрсетілуі (15-реквизит) керек. Тақырып қысқа да, нұсқа болуы, мәтін мәнін дәл беруі және құжат атауымен грамматикалық жағынан үйлесімді келуі тиіс. Тақырып соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтіні 10 жолдан аспайтын құжатқа немесе А5 форматты бланкіде жасалған құжатқа тақырып қоймауға болады.

Тақырып құжат түрінің атауымен грамматикалық тұрғыдан сәйкесіп, «не туралы?» немесе «не үшін?» деген сұрақтарға жауап беріп тұруы керек. Мысалы, Бұйрық    …….  Сараптау комиссиясын құру туралы

Шарт ………….. № 225 келісім-шарт бойынша жүк жеткізу туралы

         Құжаттың мәтіні 

Мәтін – құжаттың негізгі және маңызды деректемесі. А5 форматтағы бланкіге құжат мәтіні жоларалық бір интервалмен басылады, ал А 4 форматты бланкілерге – бір жарым жоларалық интервалмен басылады. Қалған барлық деректемелер бір жоларалық интервалмен ресімделеді.

         Қосымшасының бар екендігі туралы белгі 

Қосымшасының бар екендігі туралы белгі былайша жазылады:

Қосымша: 2 данада 5 бет.

Егер қосымша болып табылатын құжат түрі құжаттың негізгі мәтінінде аталмаса, онда оның атауын Қосымша деректемесінде көрсету керек. Бірнеше қосымша болған кезде олар нөмірленеді, мысалы,

Қосымша: 1. 20.07.2001 жылғы № 21/3 шарт, 2 данада 5 бет;

2. 21.02.05 жылғы  № 5 Жұмысты қабылдау актісі, 4 данада 1 бет.

         Қол қою 

Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады – лауазымның атауы және қойылған қол. Лауазым атауы қосымшасы бар екендігі туралы белгі деректемесінің астына жазылады, ал қол лауазым атауының соңғы бетіне сол жақ бетіне қойылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты (5.18-тармақ) мен ҚР мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері (38-тармақ) талаптарына сәйкес құжаттамаға қойылатын қолтаңба құрамына мыналар енеді: құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлғаның атауы, егер құжат ұйым бланкісіне ресімделмеген болса, онда оның (ұйымның) атауы; жеке  қолтаңбасы (қолы) және қолтаңбаның аты-жөні бойынша толық жазылуы; тегі.

Құжат лауазымды тұлға бланкісіне ресімделетін (жазылатын, толтырылатын) болса, онда лауазымды тұлғаның атауы көрсетілмейді. Құжатқа екі немесе одан да көп лауазымдары тең тұлғалар қол қоятын болса, олардың қолтаңбалары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атаулары алфавиттік ретімен орналастырылады. Құжатқа лауазымдық дәрежелері әртүрлі тұлғалар қол қоятын кезде, олардың қолтаңбалары қызметттік лауазым иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналасады.

Комиссия тарапынан жасалған құжаттарда құжатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы өзінің іс жүзіндегі атқаратын қызметі мен фамилиясын көрсете отырып қол қоюы мүмкін. Лауазым атауына соң «үшін» деген көмекші сөз қосуға, «орынбасары» деп қолдан жазып қосуға немесе лауазым атауы алдынан қиғаш сызық тартып белгі салуға рұқсат етілмейді.

Құжатқа қол қойғанда жарыққа төзімді өшпейтін сия қолданылады. Фломастермен және өшіп қалатын сиялармен қол қоюға рұқсат етілмейді.

         Келісу белгісі

Келісу белгісі деректемесі КЕЛІСЕМІН деген сөзден, құжат келісіліп отырған тұлғаның лауазымының атауынан (ұйымның атауын қосқанда), жеке қолынан, және күннен тұрады. Мәтін, Қосымшасының бар екендігі туралы белгі және Қол қою деректемесінің астына беттің төменгі сол жағына ресімделеді.

         Мөр

Мөр деректемесі лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын құжаттарға, ақша қаражатын және материалдық құндылықтарды жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген құқықтарды растау үшін қойылады. Лауазымды тұлғаның қолы елтаңбалық мөрмен расталуы тиіс.

Мөр бедерін құжатқа қол қоюшы тұлғаның Қол қою деректемесіндегі жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп қою керек.

Тек арнайы нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған құжаттар бойынша ғана лауазымды тұлға қолтаңбасы мөрмен куәландырылады.

Мөрмен куәландырылатын ұйымдық-өкімдік құжаттардың үлгі тізбесі ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты Г. қосымшасында келтірілген. Мемлекеттік ұйымдар бойынша мөрмен куәландырылатын құжаттар тізбесі Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінің 8-қосымшасында берілген.

Мөр таңбасы құжаттағы лауазым атауы мен қолтаңбаның бір бөлігін қамтитындай болып салынуы керек.

         Орындаушы туралы белгі

Орындаушы туралы белгіге құжатты орындаушының фамилиясы (аты –жөні) және телефон нөмірі кіреді. Орындаушы туралы белгі құжаттың соңғы бетінің беткі және сыртқы жағына төменгі сол жағына орналастырылады, мысалы:

Ә.Н. Омаров

701-700

Құжаттың электронды көшірмелерінің бірегейлендірушісі (идентификаторы)

МЕМСТ-қа сәйкес  құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі бұрышына Құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі деректемесі ресімделеді. Бұл деректеме беттің төменгі колонтитулына ресімделіп, мыналардан:

— компьютердегі файлдың атауынан;

— күнінен және

— ұйымда белгіленген басқа іздеу деректерінен тұрады.

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған.

Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға, пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді;

Осымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты стандарттар да бар.

Ұйымның өзге заңды тұлғалар мен жеке тұлғаларға жолданатын құжаттары сол ұйымның ресми бланкілеріне толтырылады.

Ұйымның өз ішіне, оның құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды тұлғаларға жіберілетін хаттары таза қағаз парағына жазылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша (6.12, 6.13 тармақтары) ұйым үшін, оның құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды тұлғалар үшін құжаттардың мынадай түрлері белгіленеді: хат бланкісі, хаттан басқа нақты құжат түрлерінің (бұйрықтар, қаулылар, шешімдер, өкімдер т.б.) бланкілері.

Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен Қазақстан Республикасы Мемлекеттік стандарт ұлттық ғылыми-техникалық орталығы (бұдан әрі — мемлекеттік стандарт) «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» деген атпен әзірлеген СТ 1042-2001 мемлекеттік стандарты құжаттарды ресімдеуге қойылатын деректемелер мен талаптардың  27 тобын белгіледі. Аталмыш мемлекеттік стандарт 2002 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енген. Бұл стандарттың ереже, талаптарын Қазақстан Республикасындағы барлық мемлекеттік органдар, сондай-ақ меншік пен ұйымдық-құқықтық формаларының қандай екендігіне қарамастан барша заңды және жеке тұлғалар, соның ішінде шетелдік заңды тұлғалар да ұстануы тиіс.

Аталып отырған стандарт құжаттардың деректемелері құрамын айқындайды, сол деректемелерді ресімдеуге, бланкілерге, құжаттарға, сондай-ақ Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі салынған бланкілерді жасауға, оларды есепке алу, пайдалану мен сақтау мәселелеріне байланысты қойылатын талаптарды белгілейді. Мемлекеттік стандартта көрсетілген талаптар тек ұйымдық-өкімдік құжаттарды ресімдеуге ғана емес, сонымен бірге әкімшілік, ұйымдық мәселелер мен басқару, өзара бірлесіп жұмыс жүргізу, мекеме қызметін реттеу мәселелері төңірегінде қабылданған шешімдері бар құжаттарды ресімдеуге де қолданылады.

Құжаттар деректемелерін ресімдеуге қойылатын жалпы талаптар «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» бойынша реттелген. Мекемелерде іс қағаздарын жүргізудегі нормативтік база негізін құрайтын да осы екі құжат: стандарт пен тұрпатты ережелер. Іс қағаздарын жүргізуде негізге алынатын құжаттар осылар. Бұл істе қандай қызметкер болса да ең алдымен мемлекеттік стандартта және тұрпатты ережелерде көрсетілген жалпы ережелер мен талаптарды басшылыққа алуы тиіс.

Келесі кезең – құжаттар бланкілерінің форматтарын ретке келтіру. СТ 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша құжаттардың форматтары, ашық жиек мөлшерлері, құжат бөліктерінің бір ізге түсірілген жүйе бойынша орналасу реттері белгіленген. Бланкілер негізінен екі форматта жасалады. Олардың мөлшері:  А4 (210х297 мм) және А5 (210-148 мм). А6 (105х148 мм) форматты бланкілерді пайдалануға да рұқсат етіледі. Осымен қатар, таблица, жоспар, жоба т.б. түсірілген жекелеген құжаттар  А3 (197х420 мм) форматы бойынша да ресімделеді.

Мемлекеттік стандарт талаптарына сәйкес құжаттар бланкілеріндегі ашық жиек көлемдері мына мөлшерден кем болмауы тиіс:

сол жақ жиегі – 20 мм;

оң жақ жиегі – 10 мм;

жоғарғы жиек – 10 мм;

төменгі жиек – 10 мм.

Ашық жиек көлемдерін мұнан кіші мөлшерде қалдыруға рұқсат етілмейді. Өйткені құжаттарды сақтау үшін мұнан арғы қажетті ресімдеу жұмыстарына кедергі келтіреді. Ал ашық жиек көлемін молырақ қалдыруға шек қойылмайды.

Осылайша, ұйымдық-өкімдік құжаттар, әдеттегідей, мекемелердің мемлекеттік стандартқа сәйкес жасалған бланкілеріне жазылады. Бланкілердің екі түрі бар: хат бланкісі және құжат бланкісі. Құжат бланкісі оның мақсат, міндетіне қарай әрқилы жасалады. Мекеме бланкілерін жасау кезінде мемлекеттік стандарт талаптары қатаң сақталуы тиіс. Қазақстан Республикасында қай ведомствоға қарасты болмасын, мемлекеттік те, мемлекеттік емес те мекемелердің бланкілеріндегі мына деректемелер мемлекеттік тілде және орыс тілінде қатар берілуі тиіс:

03 – жоғары тұрған органның ресми атауы;

04 – ұйымның ресми атауы;

05 – ұйым туралы анықтама мәліметтер;

06 – құжат түрінің атауы;

10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны.

Формуляр-үлгі нақты құжат түрінің барлық деректемелерін қамтиды және олардың парақтағы орындарын көрсетеді. Құжаттың әрбір деректемесіне оның өзіндік мәніне сәйкес жазу белгілері арқылы (уақыты, тіркеу нөмірі, құжат түрі) орын бөлінеді. Құжаттардың жекелеген түрлерінде деректемелердің кейбір бөліктері болмайды.

СТ 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша белгіленген деректемелер құрамы:

01 – Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;

02 – ұйым эмблемасы немесе тауарлық белгі (қызмет көрсету белгісі);

03 – жоғары тұрған органның ресми атауы;

04 – ұйымның ресми атауы;

05 – ұйым туралы анықтама мәліметтер;

06 – құжат түрінің атауы;

07 – құжаттың жасалу уақыты;

08 – құжаттың тіркеу нөмірі;

09 – кіріс құжаттың тіркеу нөмірі мен  уақытына сілтеме;

10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны;

11 – құжатқа қол жеткізуді шектеу грифі;

12 – адресат;

13 – құжатты бекіту грифі;

14 – бұрыштама;

15 – мәтін тақырыбы;

16 – бақылау жөніндегі белгі;

17 – құжат мәтіні;

18 – қосымшаның бары-жоғы туралы белгі;

19 – қолтаңба;

20 – құжат жөніндегі келісім грифі;

21 – құжат жөніндегі келісім визасы;

22 – мөр;

23 – құжат көшірмесін куәландыру жөніндегі белгі;

24 – орындаушысы туралы белгі;

25 – құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгендігі туралы белгі;

26 – құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі;

27 – құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіргіш.

Мемлекеттік стандарт бойынша белгіленген деректемелердің бір бөлігі құжаттарды ресімдеу кезінде міндетті түрде қолданылады. Бұл – ұйым атауы, уақыты, құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың бас тақырыбы, мәтін, қолтаңба, виза, құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі.

Мекеме бланкілерін жасауға байланысты бірқатар мәселелерге тоқталып өтуге тура келеді. Құжат әзірлеу кезінде бланкілерді қолдану басқару мәдениетін көтереді, ақпаратқа ресми сипат береді, құжатты орындау және оны әрі қарай пайдалану жеңілдейді, сондай-ақ жарнамалық  қасиетке де ие болады. Бланкіден біз ең алдымен құжат авторын – ұйым (кейде жоғарыда тұрған орган) атауын көреміз. Құжат авторы лауазымдық тұлға болуы да мүмкін. Мұндай жағдайда ол лауазымдық бланкіге толтырылады. Ең жиі кездесетіні – ұйым атынан жасалған бланкілер. Ұйым бланкілерінде жоғарыда тұрған органдар атауы тікелей немесе әкімшілік бағыныстылық жағдайында ғана көрсетіледі.

Хат бланкілері мекеменің құрылтайшылық құжаттарына сәйкес 01 немесе 02, 03, 04, 05, 10-деректемелерді қамтиды. Деректемелердің орналасу шекаралары үшін шектеу белгілерін қою қажет болғанда 07, 08, 09, 12, 15, 16-деректемелер, ал трафарет мәтіндерді пайдалану кезінде 17-деректеме қолданылады. Хаттан бөлек, құжаттардың нақты бір түрлеріне арналған бланкілерге құрылтайшылық құжаттарына сәйкес 01 немесе 02, 03, 04, 06, 10-деректемелер пайдаланылады. Деректемелердің орналасу шекаралары үшін шектеу белгілерін қоярда 07, 08, 15, 16-деректемелер де қамтылады.

Бланкілерді жасау үшін жоғары сапалы қағаздар пайдаланылады (қағаздың беріктігі, ақтығы есепке алынады; мүмкіндігі болса, ақтығы 90 пайыздан жоғары қағаздарды пайдаланған орынды). Бланкілерді жедел полиграфиялық құралдар көмегімен типографиялық әдіс арқылы жасауға рұқсат етіледі. Нақты бір құжат түрлерін әзірлегенде есептеу техникалары арқылы қайта жаңғыртуға да болады. Мемлекеттік органдар мен ұйымдардың Елтаңба салынған бланкілері бұған жатпайды. Олар тек қана СТ 989-96 «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар» стандартына сәйкес әзірленеді.

Бланкілерге деректемелерді орналастырудың екі түрлі нұсқасы белгіленген: бұрыштата қою, бойлата қою. Парақ бетін пайдалану жағынан және өңдеуге оңтайлылық тұрғысынан бұрыштата қою қолайлырақ. Деректемелері бұрыштата қойылған бланкілерде 03-деректеме мәтіні (жоғары тұрған орган атауы) мен 04-деректеме мәтіні (ұйымның ресми атауы) мемлекеттік тілде сол жақ жоғары бұрышқа, орыс тіліндегісі – оң жақ жоғары бұрышқа орналастырылады. Бланкінің осы нұсқасы бойынша 01, 02-деректеме 03 және 04- деректемелер аралығына түседі. Деректемелер ортаға қарай бейімдеу әдісімен қойылады. Басқаша айтқанда, деректемелер әр жолының басы мен соңы өзара бірдей қашықтықта орналасуы керек.

Мысалы:

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет

Государственный герб Республики Казахстан

Министерство культуры и  информации Республики Казахстан Комитет по управлению архивами и документацией

03 және 04-деректемелерді екі түрлі нұсқада біріктіріп жазуға болады. Бірінші нұсқада 04-деректеме атау септігінде беріліп, 03- деректеменің ілік септігі жалғауы жасырын қалады. Мысалы: Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет.

Екінші нұсқада 04-деректеме ілік септігі жалғауында тұрады.

Мысалы: Үкімет кеңсесінің талдама орталығы.

Жоғары тұрған орган мен ұйым-автор атаулары әрқашан заңнамада, нормативтік-құқықтық актілерде және құрылтай құжаттарында белгіленген талаптарға сәйкес болуы тиіс.