Құжат бланкісі деп тұрақты деректемелер басылған және ауыспалы деректемелерге орын қалдырылған стандартты парақты айтады.
Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:
А4 (210*297 мм) – негізгі формат
А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.
Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:
А3 (420*297 мм) және А 6.
Стандарт бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді:
— хатқа арналған бланк;
— жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер;
— нақты құжат түріне арналған бланк.
Хатқа арналған бланкіде барлық тұрақты деректемелер орналастырылады, ал жалпы бланкілерде ұйымның анықтамалық деректемелері орналастырылмайды.
Бланкіде тұрақты деректемелер ұзына бойы және бұрышынан орналастырылуы мүмкін.
Мемлекеттік елтаңбаны пайдалану реті
Республика Президентінің 1996 жылғы 24 қаңтардағы Конституциялық заң күші бар «Қазақстан Республикасының нышандары туралы» Жарлығында: «Қазақстан Республикасының Президентi мен оның Әкiмшiлiгiнiң, Қазақстан Республикасы Парламентiнiң, оның Палаталары мен олардың аппараттарының, Қазақстан Республикасы Парламентiнiң Палаталары Бюроларының, Қазақстан Республикасының Үкiметi мен Премьер-Министр Кеңсесiнiң, Қазақстан Республикасы министрлiктерiнiң, мемлекеттiк комитеттерi мен өзге де атқарушы органдарының, Қазақстан Республикасының Президентiне тiкелей бағынатын және есеп беретiн мемлекеттiк органдардың, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесiнiң, Жоғарғы Соты мен басқа да соттарының, Қазақстан Республикасы Бас Прокуратурасының, Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерi мен Республикалық ұланының әскер құрамалары мен бөлiмдерiнiң, мәслихаттардың, жергiлiктi атқарушы органдардың, мемлекеттік нотариалдық кеңселердің мөрлерiнде және құжаттарының бланкiлерiнде» елтаңба бейнесiн орналастыруға Қазақстан Республикасының заңнамалары арқылы құқық берiлгені атап өтілген.
Қазақстан Республикасы елтаңбасының бейнесін тек қана ресми құқықтық акті бойынша рұқсат берілген ұйымдар ғана қолдана алады. Бұл, әдетте, 100 пайыз мемлекет меншігіндегі кәсіпорындар болып табылады. Қазақстан Республикасы мемлекеттік елтаңбасының бейнесін мемлекеттік емес ұйымдар мен олардың лауазымдық тұлғалары өз бланкілерінде, мөрлері мен басқа да деректемелерінде қолдануына тыйым салынады.
Демек, мемлекеттік кәсіпорын құжаттарына елтаңба бейнесі салынған бланкілерді пайдалануына болады.
Мемлекеттік мекемелер мен мемлекеттік кәсіпорындар тарапынан берілетін жеке куәліктер мен қызметтік куәліктерде де елтаңба бейнесі орналасуы мүмкін. Өйткені олар ресми құжаттар болып табылады.
Мемлекеттік қызметкерлердің өз визиттік карточкаларына елтаңба бейнесін енгізуді заң теріс деп санамайды.
Төменде мекеме хатының бланкісі мен нақты құжат түрі бланкісінің үлгілері келтіріліп отыр.
Мекеме хатының бланкісі
|
Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)
Ұйым туралы анықтама мәліметтер (мемлекеттік тілде)
___________ № ___________
№ ______ ге ___________ден
|
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы |
Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (орыс тілінде)
Ұйым туралы анықтама мәліметтер (орыс тілінде)
|
|
|
Форматы А4 210Х297)
Мекеменің нақты құжат түрі бланкісі
|
Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)
Ұйым туралы анықтама мәліметтер (мемлекеттік тілде)
___________ № ___________
Баспадан шыққан орыны (мемлекеттік тілде)
|
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы |
Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (орыс тілінде)
Ұйым туралы анықтама мәліметтер (орыс тілінде)
Баспадан шыққан орыны (орыс тілінде) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Форматы А4 (210Х297)
Формуляр
Белгілі бір құжат түрін ресімдеу үшін (бұйрықты, қызметтік хатты және т.б.) кестеде тізілген барлық деректеме қажет болмайды, соның бірқатары ғана қолданылады. Мұнда біз дайындап отырған құжатқа осы тізімде келтірілген деректемелердің қайсысын алу керек, оларды қалайша орналастыру керек, мұның бәрі стандартта қатаң белгіленген.
Құжат формуляры деп құжатта стандартта белгіленген ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы аталады.
Сөйтіп, актінің формуляры, хаттаманың формуляры, бұйрықтың формуляры және т.б. туралы айтуға болады. Мысалы, актінің формулярына актілерде ресімделетін деректемелердің тізбесі мен тәртібі кіреді:
1. Акті жалпы бланкте ресімделеді.
2. Бекіту грифі (белгісі).
3. Құжат түрінің атауы.
4. Құжатты жасау күні.
5. Құжатты жасау орны.
6. Мәтіннің тақырыбы.
7. Мәтін.
8. Қосымшасының бар екендігі туралы белгі (егер қажет болса).
9. Акті жасаушы комиссия мүшелерінің қолдары.
10. Орындаушының тегі және телефон нөмірі.