Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі – ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомостволық болады.
Типтік – олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық – қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың барлық түрін мейлінше толық қамтуы керек.
3. Құжатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?
Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі мүмкін:
— қысқа мерзімді сақтау мерзімдері – 10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл немесе 5 жыл);
— ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері – тұрақты сақтауды қосқанда 10 жылдан астам;
— бірқатар құжаттар сақталмайды – олар жойылады.
Типтік басқару құжаттарының тізбесіне сәйкес бірқатар құжаттарға белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай:
— өндірістегі қайғылы (кездейсоқ) оқиғаларды тіркеу журналы 75 жыл сақталады;
— қызметкерлердің жеке істеріне де 75 жыл сақтау мерзімі – қызметкердің жасы белгіленеді;
— мысалы, қаржыландыруға байланысты құжаттар (қаржыландыру жоспары, қаржыландыру сметалары, қаржылық есептер) тұрақты сақталады;
— кепілдік хат – 3 жыл;
— қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері – 5 жыл;
— кассаны тексеру актілері – 3 жыл және т.б.
4. Құжаттарды сақтау мерзімі қалай есептеледі (қай күннен бастап)?
Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2001 жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.
5. Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді?
Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтінінің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.
6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:
— мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің нөмірі,іс номенклатурасына сәйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының саны, сақтау мерзімі;
— құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін жасау, әрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі. Тізімдемеге сараптама комиссиясының мүшелері қол қояды және кәсіпорын басшысы бекітеді.
— брошюралау (кітапша жасау) – құжаттарды қатты мұқабаға тігу;
— парақтарды нөмірлеу;
— растау жазбасын жасау.
7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:
құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;
парақтары нөмірленбейді;
істерге тізімдемелер жасалмайды.
Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс бөлмелерінде және осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін істер іс номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады, ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының түп жағына номенклатура бойынша индексі көрсетіледі.
Істерден құжаттарды алуға жол берілмейді. Ілуде бір жағдайларда басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен ғана құжатты істен алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының талабы бойынша істерден құжатты алу). Мұндай жағдайда құжатты уақытша пайдалануға беру туралы акті және түпнұсқаны алу себептері туралы акті жасалады және істе оның сондай расталған көшірмесі қалдырылады. Акті құжатты уақытша пайдалануға беруші кәсіпорынның елтаңбалы мөрімен бекітілуі тиіс. Акт құжаттың түпнұсқасы қайтарылғанға дейін істе сақталады.
Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кәсіпорынның мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей түсуі керек. Мұрағат істерді тізімдемелері бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың анықтамалық аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары да қоса беріледі.
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы жұмысына қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады, онда:
— істің қандай бөлімшеге берілгені;
— оның нөмірі;
— істегі парақтардың саны;
— беру күні;
— алғаны туралы қолхат көрсетіледі.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кәсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15 жылдан астам сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға дейін сақталатын жеке құрам бойынша материалдар кірмейді. Көрсетілген мерзім өткеннен кейін істер кәсіпорынның мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.