Загрузка...

Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі

Загрузка...

А 

АДРЕСАТ — алушы.

АДРЕСАНТ – жөнелтуші.

АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚОР – салалық ақпараттық қызмет көрсету мақсатында пайдаланылатын баспаның жүйелендірілген шығармалар және жарияланбаған ғылыми, техникалық құжаттар жиынтығы. 

АҚПАРАТТЫҚ ХАТ – басқа кәсіпорындарды немесе мүдделі адамдарды болған факт немесе жоспарланған іс-шара туралы дер уақытында ақпараттандыратын хат.

АННОТАЦИЯ – түпнұсқаның қысқаша сипаттамасы.

АНЫҚТАМА  — 1. Сол немес басқа фактіні немесе оқиғаны сипаттайтын және анықтайтын құжат. 2. Биографиялық немесе қызметтік сипаттағы фактіні анықтайтын құжат.

АСПЕКТ – құжатты іздеуге немесе одан қажетті мәліметтерді алуға түрткі болған жайт.

Б

БАҒДАРЛАМА  — ұйымның немесе кәсіпорынның белгілі бір мерзімде жұмыстың негізгі бағытын немесе ауқымды жұмыс, тәжірибені жүзеге асырудың кезеңі және мерзімі көрсететін құжат.

БАҚЫЛАУ ПАРАҒЫ  — қарар және хаттың тақырыбы  енгізілген құжаттарды жеке тіркеуге арналған талон.

БАСТАМАШЫ ҚҰЖАТ – белгілі бір мәселені қарауға түрткі болған құжат.

БЛАНК – анықтамалық сипаттағы мәтін және бос жерлері бар арнайы үлгідегі ақ қағаз.

БҰЙРЫҚ —  1. Негізгі және жедел тапсырмаларды орындау мақсатында жеке басшылық негізінде әрекет ететін мемелекеттік басқару органының (оның құрылымдық бөлімшелерінің) басшысы шығарған құқықтық акт. Кей жағдайларда  бағыну тәртібіне қарамастан ұйымның барлық ортасына және лауазымды тұлғаға да қатысты болуы мүмкін. 2. Мемлекеттік орган және ведомстволық арбитраждың шешімін міндетті түрде орындауға беретін құжаты.

БҰЙРЫҚ БЕРУ — әскери және кейбір басқа мекемелерде командир (басшының) жариялайтын құжат.

БҰРЫШТАМА – лауазымды тұлғаның құжатпен танысу фактісін растайтын қолы.

Г

ГРИФ – іс хат-хабарларының ерекше сипатын немесе ерекше тәсілмен жөнелтілуін көрсететін белгі (мысалы «құпия», «шұғыл», «жариялауға болмайды», «жеке өзіне» т.б.).

Д

ДАТА – құжат жасалған күн, ай және жыл, ол араб санымен көрсетіледі.

ДӘЛЕЛДЕУ ХАТ –құжаттың жөнелтілгенін анықтайтын факт, бұрында қозғалған мәселе және т.б. туралы хат.

ДИРЕКТИВТІК ҚҰЖАТ – жоғары тұрған органның орындауға міндетті нұсқауы бар құжаты.

ДУБЛЕТТІ ҚҰЖАТ – көбейтілген құжат даналарының бірі.

ДУБЛИКАТ (телқұжат) – түпнұсқасының орнына жасалған құжат, заңды күші бірдей болады.

Е

ЕРЕЖЕ – 1. Ұйымның және мемлекеттік органдардың, оның құрылымдық бөлімшелерінің, сондай-ақ бағынышты мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның негізгі ережесін бекітетін құқықтық акт. 2. Мемлекеттік, саяси, қоғамдық, мәдени немесе шаруашылық өмірдің белгілі бір саласын реттейтін ережелер жинағы.

ЕРЕКШЕ БЕЛГІЛЕР – құжатты орындау жеделдігі, құпиялық дәрежесі.

ЕРКІН ҰСЫНЫС — еш міндет жүктемейтін ұсыныс. Егер тапсырыс беруші мұндай ұсыныс шартын қабылдаса, онда келісім бекітілген болып саналады.

ЕСКЕРТУ ХАТ  – қандай да бір факт туралы ақпарат екінші рет берілетін хат. Мұндай хат телеграммаға ұқсас болады.

ЕСЕП – жоғары мекемеге немесе лауазымды тұлғаға ұсынылатын жоспарлар, тапсырмалар, іссапарлар және шараларды дайындау, өткізу және орындау нәтижесін (қортындысын)  туралы мәліметтер бар құжат.

Ж

ЖАЗБА – қандай да бір мәселенің қысқаша баяндалуы не қандай да бір құжаттың, фактінің, оқиғаның қысқаша баяндалуы (мысалы, қызметтік хат, еске салу хат, баяндау хат, түсіндірме хат).

ЖАРНАМАЛЫҚ ХАТ — өнімді алуда немесе көрсетілген қызметте жетіспеушілік, ақаулардың болғаны жайлы арыз.

ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ІС-ҚАҒАЗДАРЫ – қандай да бір адамның құжаттары енген іс-қағаздары (өмірбаяны, білімі, еңбек немесе қоғамдық қызметі туралы).

ЖЕКЕ ШОТ — ұйыммен немесе тұлғамен анықталған және олармен ақшалай есебі бар қандай да бір нақты құрал түрінің (материал, құрал-жабдық, өнім, тұрақты т.б.) берілуін көрсететін бухгалтерлік құжат.

ЖЕКЕ ҚҰРАМ БОЙЫНША КАРТОТЕКА – жеке тұлғалардың еңбек стажы, білімі, еңбекақысы, әскерде қызмет етуі, әлеуметтік жағдайы және т.б. бар құжаттамалық материалдар каталогы.

ЖЕКЕ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтық қатынасы бар азамат. (азаматтық құқық және міндетті адам).

ЖІБЕРІЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – жіберушінің құжатты тіркеу нөмірі.

ЖІКТЕМЕЛІК ИНДЕКС – жіктеу схемасына жіктемелік бөлгіш беретін және жүйелік және басқа каталогтардың карточкаларына қойылатын шартты белгі (сандық, әріп, аралас). Ол құжаттарда да, сол секілді істерде де қойылуы мүмкін.

З

ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматттық құқық және міндетті мекеме, кәсіпорын, ұйым.

И

ИНДЕКСТЕР – есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.

ИНДЕКСТЕУ – индекстер қою.

К

КЕЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – алушының құжатты тіркеу нөмірі.

КЕПІЛДІК ХАТ – кепілдік білдіруден тұратын хат.

КЕРІ БАЙЛАНЫС ТАЛОНЫ – бір нәрсені (ақпаратты, материалдық құндылықты, құжатты) алғандығын куәландыратын құжат.

КЕСТЕ – бір нәрсені жүзеге асырудың уақыты, орыны және кезеңі туралы хабарлама.

КӨШІРІЛГЕН ҚОЛЖАЗБА (ФАКСИМИЛЕ) – 1. Қолжазбаның немесе қолдың (мәтіннің) нақты үлгісінің техникалық құралмен  көбейтіндісі. 2. Клише, мөр, ресми құжатта жеке қолды бірнеше рет жазып шығару.

КІЛТ СӨЗ – қажетті сөздер жиынтығы, барлығы бірігіп құжаттың мазмұнын білдіреді.

КІРІС ҚҰЖАТ – мекемеге келіп түскен құжат.

КӨРСЕТКІШ – атаулар; заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.

Қ

ҚАРАР – жиналыс, съезд, конференция т.с.с. талқыланған мәселе бойынша қабылдан шешім.

ҚОЛ ҚОЙЫЛҒАН ҚҰЖАТ – құжаттың көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлғаның немесе автордың қол қойған құжат.

ҚҰЖАТ – заңды күші бар материалдық тасымалдаушыдағы ақпарат.

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ – 1. – құжаттардың мекеме ішінде олар алынғаннан немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2. – мекеменің белгілі бір уақыт кезеңі ішінде кірген, ішкі және шыққан құжаттарының саны.

ҚҰЖАТ ДЕРЕКТЕМЕСІ – сол немесе басқа жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).

ҚҰЖАТ ЖОБАСЫ – қарауға берілуге арналған құжаттың алғашқы нұсқасы.

ҚҰЖАТТАҒЫ ҚАРАР – басшының атқарушыға құжаттың сипаты және орындау мерзімі туралы жазбаша бұйрығы.

ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ – мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ДЕПОНИРЛЕУ – оларды анықтамалық-ақпараттық қорда сақтаудың белгіленген тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ – құжатта іс-қағаздарын жүргізу индексі және тіркеу күні қойылған қысқаша мәліметтердің есептік үлгідегі (журналда, карточкада және т.б) жазбасы.

ҚҰЖАТТЫ КОНСЕРВАЦИЯЛАУ – құжатты ішкі ортаның қаупінен сақтау.

ҚҰЖАТТЫҢ ТҮПНҰСҚАСЫ  — 1. Құжаттың алғашқы данасы. 2. Көшірмеге берілетін материал болып табылатын құжат данасы.

ҚҰЖАТТЫ ІЗДЕУ МӘЛІМЕТІ – архивтік шифрі және құжаттың парақ нөмірлеріне сілтеме көрсетілген, құжатты сақтау орны туралы мәлімет.

ҚҰЖАТТЫ ТІРКЕУ НӨМІРІ – іс-қағаздарын жүргізу индексінің бөлігі болып табылатын келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезіндегі нөмір тәртібі.

ҚҰЖАТ ФОРМУЛЯРЫ – құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі  (автор, мекен-жай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ (ЖАЗБА) – лауазымды адамға және басқа қызмет адамына бағыттылған қандай да бір жұмысты орындалғандығы туралы жазба хат.

М

МӘТІНДІК ҚҰЖАТ – кез-келген хат түріне ұқсас жазылған құжат.

Н

НАРЯД-ТАПСЫРЫС – мекеме жетекшісінің кәсіпорын бағынушысына немесе кәсіпорынның қойма жетекшісіне белгілі бір жұмысты орындау жайлы жоспарлы тапсырмасы.

НЕСИЕ – белгілі бір қажеттілікке рұқсат етілген шығын сметасына кіретін жалпы сомма.

НОМЕНКЛАТУРА – іс атауларының тізімі.

НОРМАЛАР – бір нәрсенің (мыс., бір нәрсені өңдеу, шығару) белгіленген көлемі туралы мағлұмат бар құжат.

НОРМАТИВТІ ҚҰЖАТТАР – қандай да бір ереже, нормалар келісілген құжат.

НҰСҚАУ ҚҰЖАТТАРЫ – мекемеде әкімшілік және ұжымдық мәселелердің шешімі көрсетілетін құжат.

Ө

ӨКІМ – 1. Мемлекеттік алқалық басқару органының, бірінші басшының шұғыл мәселелерді шешу мақсатында шығаратын құқықтық актісі. Әдетте, қолданылу мерзімі шектеулі болады және лауазымды тұлғалар пен азаматтардың шағын тобына қатысты болады. 2.Бұйыру.

ӨНДІРІСТІК КЕСТЕ — өнімді шығарудың күнтізбелік жоспары.

ӨТІНІШ – мекемеге немесе лауазымды тұлғаға өтінішпен немесе сұраныспен хабарласқан құжат (мысалы, кезекті еңбек демалысын беру туралы, жұмысқа қабылдау туралы, жәрдемақы беру туралы т.б. өтініштер).

П

ПӘНДІК КӨРСЕТКІШ  — әліпби тәртібі бойынша негізгі пәндік белгінің көрсеткіші.

Р

РЕКВИЗИТТЕР (деректемелер) – қызмет құжатының міндетті элементтері.

РЕСМИ ҚҰЖАТТАР – мекеме немесе лауазымды тұлға дайындаған және белгіленген тәртіп бойынша ресімделген құжаттар.

РЕФЕРАТ – қысқаша  алғашқы жазба деректерді мәлімдеу.

С

СТЕНОГРАММА – Жиналыстардағы, жиындар мен мәжілістердегі баяндамаларды, сөйленген сөздерді және басқа да пікірлерді стенография әдісі арқылы сөзбе-сөз жазу.

СҰРАТУ – бір мәселені түсіндіру, сол туралы егжей-тегжейлі ақпарат беру туралы өтінішпен хабарласуды білдіретін құжат.

Т

ТАБЕЛЬ – белгілі бір тәртіппен құрылған бір нәрсенің көрсеткішінің тізімі (мысалы, есепшот табелі, үлгерім табелі).

ТАЛАП ХАТ – келісім-шартты және басқа да түрлі міндеттерін орындамаған жағдайда кінәлі жаққа жіберілетін хат.

ТАҢБАЛАУ — техникалық құжаттар немесе тауардың көрсеткіші.

ТАПСЫРУ ТІЗІМІ– мекеменің жұмысты мұрағатқа тапсыру барысында жасалған құжаттық материалдар тізімі.

ТЕЗИСТЕР – құжаттың немесе сөз сөйлеу мәтінінің қысқаша мазмұны.

ТЕЛЕГРАММА – телеграф арқылы берілетін мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жалпы атауы.

ТЕЛЕКС – телетайп арқылы жіберілетін телеграмма.

ТЕЛЕТАЙП – жазба машинкасы секілді клавиатуралы телеграфтық аппарат.

ТЕХНИКАЛЫҚ ҚҰЖАТТЫ ЖҮРГІЗУ – мекеме құрылысы және өндірістік бұйымды дайындау жұмыстары бойынша құрылыс және техникалық жобалау, құрастыру және басқа инженерлік іздеу нәтижелерін көрсететін құжаттардың жалпы атауы.

ТЕХНОЛОГИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАУ – технологиялық процестерді сипаттау және бейнелеу арналған құжаттың жалпы атауы (сызу, ерекшелік, карта, құрал-жабдық және т.б.).

ТӨЛҚҰЖАТ ҚҰРАМЫ – қол және мөр.

ТРАФАРЕТТІ ҚҰЖАТ – алдын ала стандартты басылып жазылған мәтін (мәтіннің бөлігі) және нақты мазмұнын толтыратын құжат.

ТҮГЕНДЕУ ТІЗІМДЕМЕСІ — (ведомость) – мекеменің, кәсіпорынның, ұйымның немесе жеке тұлғаның мүлкінің тізбесі, онда олардың анықталған саны, заттың жай-күйі, құны көрсетіледі.

ТІЗБЕ — бухгалтерлік есепте және іс-қағаздарын жүргізуде қолданылатын бір нәрсенің тізімі.

ТІЛДІК ФОРМУЛА (құжаттың) – негізгі мәтінді құрайтын (құжаттың) және нақты құжат түріне бекітілген сөз, сөз тіркесі, сөйлем, жоғары фразалы бірлік.

ТІЗІМ – құжаттардың заңды түрде ресімделген тізбесі.

ТІРКЕУ ШТАМПЫ – құжатқа енгізілетін мынадай мәліметтері бар мөртабан: мекеменің атауы,  тіркеу күні, тіркеу индексі, жұмыс нөмірі.

ТІРКЕУ КАРТОЧКАСЫ – мекеме іс-қағаздарын жүргізуде құжаттарды тіркеуге арналған карточка.

ТҮСІНІК ХАТ – 1. Негізгі құжаттың жеке қосымшаларын (жоспар, есеп, жоба) түсіндіретін құжат. 2. Жоғары лауазымды тұлғаға ұсынылатын қандай да бір әрекет, факт, оқиғаны түсіндіретін қызмет адамының хабарламасы.

І

ІС – жеке папкаға салынған жазбаша құжаттардың бір данасы, мұрағатта сақтауға арналған.

ІСКЕРЛІК ХАТ – екі корреспондент арасында ақпарат алмасу үшін пайдаланылатын құжат. Олар заңды және жеке тұлға болуы мүмкін.

ІС ИНДЕКСІ – істің номенклатура бойынша реттік нөмірі және іс мұқабасына қойылатын мекеменің құрылымдық бөлімін көрсететін шартты белгі.

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ – кеңсе істерін жүргізу, мекеменің қызметін құжаттандыру және онда құжаттарды ұйымдастыру жөніндегі жұмыстардың жиынтығы.

ІС НОМЕНКЛАТУРАСЫ – мекеменің іс-қағаздарын жүргізуде жасалған іс атауларының жүйелендірілген тізбесі немесе тізімі.

ІШКІ ҚҰЖАТ – кәсіпорынның ішінде жасалып, өз іштерінде пайдалануға арналған құжат.

Ү

ҮЗІНДІ КӨШІРМЕ – құжат мәтінінің бір бөлігінің көшірмесі.

ҮЛГІ ҚҰЖАТ — 1. Бір текті сұрақтарды көрсететін және бірдей үлгімен құралатын құжат. 2. Мекеменің жұмыс тәртібін (типтік жарғы, типтік құрылыс) немесе оның жеке жақтарын (типтік келісім-шарт) және қызмет ерекшелігін көрсететін мекеменің бір атаулы құжаттарын құрудың үлгісі болып табылатын нормативті және басқару құжаты.

Ұ

ҰСЫНУ – жеке құрамды тағайындау, ауыстыру немесе қолдау көрсету туралы ережесі, сондай-ақ қандай да бір бірлікке жататын (бұйым, операция) өндірілген өнім, мекеме қызметіне қатысты белгілі бір әрекет немесе іс-шараны куәландыратын құжат.

ҰСЫНЫС  — кәсіпорын атынан басқа кәсіпорынға бағытталған белгілі бір шарт бойынша келісім-шарт жасасуға дайындығы туралы жазбаша өтініш.

Ш

ШАҚЫРУ ҚАҒАЗ – жеке тұлғаға немесе мекемеге өзінің өкілін бір жерге жөнелту  туралы ресми хабарлама.

ШАРТ – құқықтық қатынасты белгілеу, өзгерту немесе тоқтатудың келісім-шарты.

ШАРТТЫ ХАТ – ілеспе хаттың бір түрі, мұнда шарттың жөнелтілу фактісі көрсетіледі.

ШЕШІМ – 1. Аса маңызды мәселелерді шешу мақсатында алқалық тәртіппен қабылданатын құқықтық акті. Сондай-ақ бірнеше әр түрлі органдар – алқалық және жеке басшы басқаратын ұйымдар шығаратын бірлескен актілер де шешім деп аталады. 2. Азаматтық мәселелерді сотта немесе даулы мәселені төрелік сотта шешу нәтижелері бойынша соттың немесе төрелік соттың қорытындысы бар құжат. 3. Жиналыстың, мәжілістің қарары.

Ц

ЦИРКУЛЯРЛЫҚ ХАТ – бір жіберушіден бірнеше адреске бағытталған хат.

Х

ХАБАРЛАМА – алда болатын іс-шара туралы хабарлайтын (мәжіліс, жиналыс, конференция) және соған қатысуды ұсынатын құжат.

ХАБАРЛАМА ХАТ – бір нәрсе жайлы хабарланатын немесе белгіленетін хат.

ХАТ – мекемелер, жеке тұлғалар арасында байланыс құралы қызметін атқаратын мазмұны жағынан әртүрлі  құжаттардың жалпылама атауы.

ХАТТАМА – жиналыс, кеңес, конференция және алқалық органдардың жиынында мәселені талқылау және шешім қабылдау барысында ретімен жазылып отыратын құжат.

Загрузка...