Құжат сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері туралы қазақша реферат
Құжат сақтауды қамтамасыз етудің екі тәсілі бар:
- құжаттың өзін сақтауы;
- құжаттың мазмұнын сақтау.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласы бойынша әлемдің тенденцияларға жасалған сараптамалар мен мөлшердегі құжаттардың немесе олардағы ақпараттардың ұзақ уақыт сақталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік беретінәдістемелерге деген сұраныс артып отырғандығын көрсетеді. Бұл әдістемелер қатарына, бірінші кезекте, құжаттарды микрофильмдеу ісі жатады. Компьютерлік технологиялардың жедел қарқынмен дамуына қарамастан бұл ақпарат сақтаудағы негізгі тәсіл блып қалып отыр.
Ақпарат ресурстарына қол жеткізілімнің еркінділігіне байланысты цифрлық ақпараттарға қол жеткізілім мен олардың сақталуын ұзақ уақыт қамтамасыз етуге қатысты ашық та, жасырын да проблемалар баршылық. Осыған байланысты құжаттарды мұрағаттаудың бірнеше тәсілі қолданысқа еніп отыр.
Микрография. Бұл құжаттың ақпараттық жарық сезгіш үлдір материалдарға түпнұсқадан 150 есеге дейін кішірейтіліп тікелей көшіретін технологиялық әдіс. Үлдір негізді микроформа деп атайды. Микрографияның неғұрлым кең тараған түрі 16/35 км микрофильм, апертуарлық карталар мен микроафишалар. Микроформадағы бейне геометриялық тұрғыдан түпнұсқаға сәйкестіріледі. Микроформаларды көру үшін бейнелерді микрографикалық техникалардың көмегі арқылы үлкейту керек, қажет болған жағдайда оны лупа арқылы да оқуға болады. Қазір микрографиялық технология ұғымы тек қағаз құжаттарды микроформаға репродукциялауды ғана емес, қағаз құжаттарымен бірге электрондық құжаттар да микроформға түсіру мен керісінше микроформадан қағазға түсіру технологиясының бүкіл спекторын, сондай-ақ микрогеографиялық мұрағатардағы құжаттарды сақтау мен пайдалану деген түсініктерді де қамтиды.
Микрографияның цифрлаудан артықшылығы мына факторлардан да көрінеді:
◊ Микроформаларды, ақпараттардың баламалы негіздері ретінде, қажет болған жағдайда арнайы жабдықтарды қолданбай-ақ оқи беруге болады.
◊ МИкрография саласындағы қолданыста жүрген халықаралық стандарттар әлемнің кез елген елінде жасалған микроформаларға қол жеткізуді қамтамасыз етеді.
◊ Микроформалар жасалуы, көбейтілуі, таратылуымен сақталуы жағынан тиімді.
◊ Микрофильмдер аз шығынмен жоғары тиімділікке қол жеткізуге мүмкіндік береді.
◊ Микроформалар ұзақ сақталатын баламалы негіздердің қатарына жатады. Американдық мамандар қорытындысы бойынша сапалы мұрағаттық көшірмелер тиісті режімде 500 жылға дейін сақталады.
◊ Бейнелерді оптикалық дискіде сақтау 35 мм-лік үлдірде сақтағаннан 20 есе қымбат болып шығады.
◊ Қазіргі кезде рынокта цифрлық ақпараттарды сақтаудың мұрағаттық сақтау талаптарына тиісті дәрежеде сәйкес келетін жүйелері мен формалары жоқ.
◊ Микрофильмдеу жұмыстарын жүргізуге арналған техникалық база іс жүзінде бірнеше ондаған жылдар бұрынғы қалпында қалып келеді. Ал цифрлық құжаттарға қол жетімділікті ұзақ уақыт бойы қамтамасыз ету үшін оларды үнемі қайта көшірмелеп, йифрлық негіздерді жаңартып отыру керек. Бұл цифрлық негіздегі жаңа бағдарламалық-ақпараттық құралдар арқылы оқылуын қамтамасыз ететін шара. Аталмыш бағдарламлық құралдар болса, шамамен әр 18 айда бір рет жаңартылып, ауыстырылып отырады.
Құжаттарды микрофильмдеу түпнұсқаның да, ондағы ақпараттырдың да сақталуын қамтамасыз етудегі әрі тиімді, әрі үнемді тәсіл болып табылады. Құжаттардың Мемлекеттік сақтық қоры туралы Ережеге байланысты министрліктер, ведомстволар, меншіктің барлыұ формасындағы ұйымдар мен кәсіпорындар алдына сақтық көшірмелер жасау мәселесі қойылады.
Ақпараттарды сақтау мәселесі сақтық микроформалар қорын жасау оларды мұрағат орындарынан тыс арнайы жабдықталған қоймаларды ұстау арқылы шешілуі тиіс. Ал оларға қолжеткізідлім мәселесі сақтық микроформалар қорымен бірге микро негіздерге түсірілген пайдалану қорын жасау арқылы қамтамасыз етіледі. Мұрағат қорларын микрофильмдеу жұмыстары нәтижесінде құжат сақтаудың жаңа мүмкіндіктері ашылады, атап айтқанда:
◊ Тұтынушыларға мейілінше ұзақ уақыт сақтауға жататын құнды немес сирек кездесетін түпнұсқалар орнына ролардың микрофильмдеу немесе электрондық көшірмелері ұсынылады. Бұл түпнұсқаны ескіріп, бүлінуден, қолды болудан сақтайды.
◊ Әрбір түпнұсқа бір-бір реттен ғана көшіріліп, одан кейінгікөбейту шаралары көшірмеден көшірме жасау арқылы атқарылатын болады. Яғни, қағаз бір-бір реттен ғана көшірмеленетіндей технология қолданылады. Бұл бағытта белгіленген тиісті шаралар жоспарлы түрде жүзеге асырылуда.
Микрогеография құжаттарды өңдейтін және оларға қол жеткізуді қамтамасыз ететін компьютерлік жүйелермен үйлесім табады. Микроформаларды гибридтеу тәсілі дегеніміз құжаттарды сақтау үшін түпнқсқаның микрокөшірмесін жасап және түпнұсқадағы ақпараттарға қол жетімділікті қамтамасыз ету мақсатында микроформадан цифрлық көшірмелер әзірлеу болып табылады. Микроформаларды кез келген уақытта электронды негізге аударуға болады. Бұл бүкіл әлемге әйгілі СОМ – технология арқылы жүзеге асады.
СОМ – технология. Бұл технологияны қолдану кезінде микрографияның жаңа мүмкіндіктері ашылады, микроформадағы бейнелердің сапасы жақсарады. СОМ – жүйелері толық автоматты режімде микро фото негіздерді өңдейдің жабық тәсілі бойынша жұмыс істейді.
СОМ – технологияның артықшылықтары:
— микроформаларды сақтау үшін ақпараттарды микроформаға түсірілген қағаз құжаттарды сақтауға қажетті алаңның екі пайызынан аспайтын ғана мөлшеріндей сақтау алағына қысқартады.
— микроформалар жүздеген жылдар бойы сақталады. Әрі олар ерекше жағдай жасауда қажет етпейді. Қағаз құжаттар қалай сақталса, солай сақтйу беруге болады.
— құжаттың микроформадағы көшірмесімен қатар электрондық бейнесінде болады, бұл ақпаратты қанша пайдаланушы қажет ететін болса, сонша мөлшерде көбейтуге мүмкіндік береді.
СОМ – технология (Сomputer Оutput Мicrofilmi/g) – бұл құжаттардан емес, компьютерден немес қандай да бір магнитті және магнитті-оптикалық негіздерден келіп түскен мәліметтерді микрофильмдеуге редакциялау мен құжат өңдеу жылдамдығына байланысты. Бұл технология құжаттарды оптикалық түсірілімге қарағанда ондаған есе жылдам өңдеуге мүмкіндік береді. СОМ жүйесі кез келген форматта ұсынылған электрондық құжаттарды баламалау форматқа оперативті түрде түсіру мен қатар ұзақ сақталатын енгізге көшіру арқылы сақтай алады.
Қазіргі кезде рулондық үлдірге де, микрафишаға да басып шығара алатын әр түрлі жабдықтар қолданысқа енуде. Лайықты модельді таңдап алуға мүмкіндік бар. Рулонды микропленка мен микроафишаға арналған СОМ — жүйесін белгілі неміс компаниясы CMA Elekctronic Document шығарады.
СОМ-ды қағаз құжттарға лайықты сканермен қосымша жабдықтай отырып, пайдаланушы бір жұмыс циклында «Электрондық мұрағат» жүйесіне өндірілетін құжаттардың электрондық нұсқауларын жасауға және құжаттардың микроформадағы сақтық көшірмелерін әзірлеуге мүмкіндік алады. Мүнымен қоса, пайдаланушы аұпараттарға жылдам қол жеткізіледі әрі құжаттардың қолданылуын мейілінше азайту арқылы түпнұсқалардың жақсы сақталуын өткізіп жатудың қажеті жоқ. Бұл орайда түпнқұсқаның бейнелік сапасына ешқандй нұқсан келмейді.
Бос алаңның аздығынан және арнайы талаптарға сәйкес, құжаттарды классикалық әдіспен суретке түсіруге, оған арналған жабдықтарды орналастыруға мүмкіндік бола бермейді. Бұл жағдайда ең қолайлысы СОМ- жүйесін қолдану болып табылады.
Микрофомаларды басып шығару тұйық циклде жүргізіледі. Жабдықтaрдың бүкіл кешенін бір ғана жұмыс кабиентіне орналастыруға, шағын орныға сыйғызуға болады. СОМ – жүйесін қолдану үрдімсінде ұыйм құжаттардың электрондыұ бейнелері мен микроформаға түсірілген сақтақ көшірмелерін алатын болады.
СОМ – технологияның қолдану микрографияның жаңа мүмкіндіктерін ашады, микроформада бейнелердің сапасы жақсарады, қағаз құжаттарды пайдалануға деген сұраныс азайады, сондай-ақ қағаз негіздеп түпнұсқаларын сақталуы қамтамасыз етіледі.
Сақтық құжаттары мен олардың қолжанысқа арналған көшірмелерге әзірлеуге қазіргі заман,ы шоғырландырылған технлогияларды пайдалану технлогиялық трактілерді резервтеу есебінен жүйеу қызметінің тұрақтылығына арттырады, мұрағат мекемелерінің сақтық құжаттарына телекоммуникациялық қол жетімділігін жақсартады.
Құжаттарды мұрағаттағы орындарынан қозғамай-ақ электронды нұсқаларын жолдауға болады. Электронды құжаттар тікелей сол мұрағат орындарында түпнұсқаны сканерлеу арқылы жасалады. Осымен бірге олардың қолданысқа арналған электрондық бейнелер де қатар түзіледі.
Электрондық мәліметтер базасы серверде сақталады және сенімді болу үшін түгелдей немес ішінара DVD немесе PDF дискілеріне көшірмеленеді.
Қалыптасқан критерийлерге байланыста және мұрағатт құжаттары бағыттарына сәйкес түпнұсқалар СОМ жүйесі арқылы микрофильмге аударылады. Бұл құжаттардың сақтық қорын жасау үшін қажет. Сақтық қор осымен қатар бұрынға жылдары әзірленіп, мұрағатта сақталған микрофильмдермен де толықтылыуы тиіс.
Бұл шешімнің ерекшілігі сол, мұнда мұрағат серверіндегі электрондық құжаттардың сақталу көлемі олардың келіп түсу көлеміне сәйкес ұлғаймайды. Бірінші кезеңде оны роботталған кітапхананың DVD дискісіне көшіріліп жазуға болады, одан кейінгі кезеңде құжатқа сұраныс жасалмай жатса, микрофильмге аударылады. Егер кейін бұл құжатқа сұраныс туғандай болса, оны қайтадан электрондық нұмқаға көшіру қиын емес, бұл орайда микрофильм сканері қолданылады және қолдану қорын толықтырады.
Кез келген құжат айналымында ақпараттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатымен көшірмелеу жүйелері шоғырланады. Бұл сақтау мерзімі 15 жылдан асатын ақпараттардың сенімді түрде мұрағатталуын қамтамасыз сай келеді. Мұнымен қоса әзірленген көшірмелер компьютер мен бағдарламалық қамтамасыз етуге байланыссыз 100 % оқылатындай болуы тиіс.